Nowoczesny Event Management

Moduł 1. Planowanie i struktura wydarzenia

• Definiowanie celu eventu oraz tworzenie spójnej koncepcji kreatywnej — określanie tematu przewodniego, budowanie storytellingu i planowanie kluczowych doświadczeń uczestnika.
• Jak dopasować format a specyfikę wydarzenia? Wyzwania organizacyjne dla różnych typów eventów: festiwal, piknik rodzinny, akcja miejska, happening, koncert, wydarzenie hybrydowe.
• Kluczowe kryteria przy wyborze lokalizacji. Przegląd przykładowych typów terenów i ich specyfikacji.
• Jak skutecznie zorganizować i zarządzać zespołem eventowym? Omówienie ról, podziału odpowiedzialności i różnych modeli współpracy, które sprawdzają się w projektach.  
• Jakie narzędzia wykorzystać do analizy i planowania zagospodarowania terenu? Przykłady rozwiązań, które ułatwiają rozrysowanie przestrzeni i rozmieszczenie kluczowych elementów infrastruktury.

Moduł 2. Jak efektywnie zaplanować zagospodarowanie terenu wydarzenia, aby zadbać o płynny ruch uczestników, bezpieczeństwo oraz komfort korzystania z atrakcji?

• Rozmieszczenie stref, scen i innych konstrukcji tymczasowych.
• Zapewnienie kompleksowej infrastruktury technicznej: oświetlenie, nagłośnienie, backline, zasilanie i energetyka, łącza internetowe.
• Mapy produkcyjne – rodzaje, przykłady i narzędzia do ich tworzenia oraz wizualizacji.
• Zaplecze i logistyka wydarzenia – strefy sanitarne, gastronomia, gospodarka odpadami, transport, parkingi i obsługa dostaw.
• Zarządzanie ryzykiem. Scenariusze kryzysowe i „plan B”.

Moduł 3. Formalności i prawo

• Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych – kluczowe obowiązki organizatora i najważniejsze zagadnienia dotyczące produkcji eventów.
• Proces zgłaszania wydarzenia do odpowiednich urzędów i instytucji, przygotowanie pism i wniosków, omówienie procedur oraz terminów, które trzeba dotrzymać, aby uzyskać wymagane zgody i pozwolenia.
• Przygotowanie kompletu dokumentacji wymaganej do legalnego przeprowadzenia imprezy masowej: Instrukcja służb porządkowych i informacyjnych, Instrukcja postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprez masowych, Plan zabezpieczenia sanitarnego, Plan zabezpieczenia medycznego.

Moduł 4. Bezpieczeństwo, zarządzanie i zarządzanie kryzysowe w eventach plenerowych

• Plan zabezpieczenia wydarzenia – co musi zawierać?
• Współpraca ze służbami w praktyce. Praktyczne aspekty koordynacji.
• Wpływ pogody na wydarzenia – zarządzanie sytuacjami ekstremalnymi, takich jak burze, upały czy gwałtowne opady. Scenariusze postępowania i decyzje o wstrzymaniu lub przerwaniu imprezy.
• Systemy łączności i monitoringu podczas wydarzenia: łączność operacyjna, lokalizacja i identyfikacja zespołów, monitoring wizyjny CCTV / Systemy kamer, Centrum dowodzenia /Control room/.

Moduł 1. Pozyskiwanie sponsorów i partnerów wydarzenia

• Czego naprawdę szuka sponsor wydarzenia? Zrozumienie perspektywy.
• Przygotowanie oferty sponsorskiej – jak przedstawić potencjał wydarzenia, profile uczestników, zasięgi medialne i inne argumenty przemawiające za inwestycją?
• Kategorie partnerstw i sponsoringu: partner strategiczny, branżowy, produktowy, barterowy – jak dopasować ofertę do potrzeb i budżetu potencjalnego sponsora?

Moduł 2. Aktywacja marki i mierzenie efektów sponsoringu

• Przykładowe formy aktywacji marki na miejscu wydarzenia (onsite), w tym strefy brandowe, sampling, interaktywne instalacje czy sponsoring sceny lub konkursów.
• Aktywacje digital towarzyszące wydarzeniom: działania w social media, transmisje online, konkursy i kampanie z influencerami.
• Definiowanie i monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w eventach sponsorskich – zasięg, liczba kontaktów z marką, wskaźniki zaangażowania i satysfakcji.

Moduł 3. Budowanie długofalowych relacji i raportowanie na bazie dobrych praktyk

• Jak przygotować profesjonalny raport sponsorski podsumowujący współpracę?
• Praktyki utrzymywania klienta na dłużej: follow-upy, dedykowane spotkania ewaluacyjne, propozycje kolejnych wspólnych działań.

Moduł 1. Rola mediów w strategii wydarzenia. Budowanie zasięgu oraz wartości wizerunkowej eventu

• PR przed wydarzeniem
  • Tworzenie strategii komunikacji medialnej – ustalanie głównych przekazów, dobór kanałów i harmonogramu działań.
  • Przygotowanie materiałów prasowych: notek, zaproszeń dla dziennikarzy, contentu na stronę i social media.
• PR w trakcie wydarzenia
  • Organizacja biura prasowego i profesjonalna obsługa mediów na miejscu: akredytacje, briefingi, dostęp do kluczowych osób.
  • Kontrola narracji oraz dbałość o spójny wizerunek – szybkie reagowanie na pytania i sygnały z zewnątrz.
• PR po wydarzeniu
  • Opracowanie materiałów podsumowujących: galerie zdjęć, wideo, relacje, które mogą być udostępniane w mediach.
  • Raport medialny pokazujący zasięgi, publikacje, cytowania i wpływ wydarzenia na rozpoznawalność marki.
• Komunikacja kryzysowa podczas eventu
  • Wyznaczenie zespołu kryzysowego i opracowanie procedur działania w przypadku incydentów lub nagłych sytuacji.
  • Przygotowanie szablonów komunikatów oraz osób odpowiedzialnych za kontakt z mediami w sytuacjach kryzysowych.

Moduł 2. Dobre praktyki w PR eventowym

Moduł 3. SESJA Q&A i podsumowanie szkolenie